Agiles Arbeiten? Klar – haben wir alle schon gehört. Doch was steckt wirklich dahinter? Müssen wir etwa alle flexibler werden und unsere Arbeiten noch schneller erledigen? Nein, keine Sorge. Vielmehr gilt es darum, sich als Unternehmen einem sich permanent verändernden Umfeld erfolgreich anzupassen und mit ihm zu wachsen.
Die Art und Weise, wie wir arbeiten, ist im Wandel Die Komplexität von Unternehmen und ganzer Branchen nimmt stetig zu. Und aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung haben sie eine Dynamik erreicht, die von allen Seiten ein hohes Mass an «Beweglichkeit» verlangt. Firmen mit klassischen Strukturen können darauf nur recht schwerfällig reagieren. Was es heute braucht, um mitzuhalten: Agilität. Ein agiles Unternehmen nimmt den Wandel als Konstante wahr und wächst mit ihm. Es passt sich Veränderungen leichtfüssig und effektiv an. Es belebt Hierarchien und feste Rahmenbedingungen durch flexible Prozesse und Strukturen – und macht sie so handlungsfähiger und wirkungsvoller.
Wie wird Agilität im Arbeitsalltag gelebt?
So weit, so gut. Doch wie gelingt es, mit dem eigenen Unternehmen dorthin zu gelangen? Zunächst erfordert dies Mut. Mut zur Veränderung, um bestehende Arbeitsweisen auf den Kopf zu stellen und aus starren Führungshierarchien auszubrechen. Denn in agilen Unternehmen werden die Verantwortlichkeiten auf einzelne Teams verteilt. Sie übernehmen Eigenverantwortung für ihre Projekte, wodurch eine ganz neue Dynamik entsteht. Sie werden vom Management ermutigt, eigene Lösungen zu suchen und erfolgreich umzusetzen. Zentral dabei sind klare Leitlinien und Ziele, auf die man hinarbeitet. Kontinuierliche Feedbackschleifen sorgen dafür, dass die aktuellen Vorgehensweisen regelmässig justiert werden können.
Welche Rolle spielt der Arbeitsplatz?
Damit das agile Arbeiten im Alltag bestmöglich funktioniert, ist das passende Umfeld von Bedeutung. Denn wie soll das Zusammenspiel in einzelnen kleinen Teams funktionieren, wenn alle im Einzelbüro sitzen – oder aber im Grossraumbüro ohne Rückzugsmöglichkeiten? Es müssen also agile Bürokonzepte her. Ein wesentlicher Bestandteil davon sind Shared Spaces, die den Austausch der Teams ermöglichen und die Kreativität anregen. Klassische Sitzungsräume können dafür zwar genutzt werden, sind aber oftmals zu statisch. Zu wenig inspirierend und stimulierend. Vielmehr braucht es intelligente, flexible Raumkonzepte, die auf die Interaktion ausgerichtet sind, aber bei Bedarf auch Raum bieten für das konzentrierte Arbeiten. Im Grunde müssen sich die Arbeitsräume unkompliziert dem anpassen, was man sich gerade von ihnen wünscht – vom Think Tank über die Kaffee-Lounge bis zum Phone Room. So werden sie zu variablen Arbeitslandschaften zum Experimentieren, Besprechen, Abschalten, Reflektieren und Planen. Zum Raum für agiles Arbeiten.
Die aktuellen Top 3 der agilen Arbeitsmethoden
Scrum
Die Idee: Man plant ein Projekt nicht von A bis Z durch, sondern realisiert in kleinen Arbeitspaketen. Diese werden laufend abgestimmt, repetiert, verbessert. Gedacht wird nicht in Jahren oder Monaten, sondern in Wochen und Tagen. Ist ein «Paket» fertig, wird Feedback eingeholt, das Projekt im Team besprochen und das weitere Vorgehen geplant.
Kanban
Hier setzt man auf den grossen Nutzen des kleinen Post-its. Mit den Zetteln wird ein bestehender Prozessablauf visualisiert, in kleine Steps zerlegt und auf einem Kanban-Board für alle transparent und nachvollziehbar dargestellt. Dabei werden Aufgaben von «To Do» über «In Progress» bis «Done» geordnet. Alles, was den gewünschten Arbeitsfluss aufhält, wird analysiert und kontinuierlich verbessert.
Design Thinking
Ziel ist es, bei allen Projektbeteiligten ein Maximum an kreativem Potenzial freizusetzen. Dabei werden die zukünftigen Nutzerinnen und Nutzer des Produktes oder der Dienstleistung eng eingebunden, damit das Resultat exakt ihren Bedürfnissen entspricht. Neben multidisziplinären Teams, Storytelling, Prototyping und Mut zu verrückten Ideen spielt hier auch eine flexible Arbeitsumgebung eine wesentliche Rolle.
3 Tipps, um das agile Arbeiten in Ihrem Unternehmen zu unterstützen
1. Regelmässige Kommunikation
Ein regelmässiger, wenn auch kurzer Austausch ist essenziell. So kann sich das Team zum Beispiel täglich während rund 15 Minuten darüber «updaten», was an diesem Tag ansteht und wer was braucht, um effizient voran zu kommen.
2. Sichtbare Fortschritte
Für mehr Transparenz kann z.B. an einem Screen dargestellt werden, wer gerade woran arbeitet, was erledigt ist und was noch ansteht. Wer Kapazitäten hat, kann direkt erkennen, wer womit beschäftigt ist und wo er oder sie Unterstützung bieten könnte.
3. Feedbackschleifen
In einem Teammeeting, das alle paar Wochen stattfindet, tauscht sich das Team darüber aus, was gut lief und wo Optimierungspotenzial besteht. Es sollen jeweils konkrete Verbesserungsvorschläge erarbeitet werden, die in den folgenden zwei Wochen aufgenommen und umgesetzt werden.
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