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Effektives Arbeiten durch Zeitmanagement

«Sekretär:in» war früher. Heute heisst es «Office-Manager:in». Und Personalverantwortliche sind bekanntlich HR Manager:innen. Im Grunde wird alles irgendwie «gemanagt». Ob Menschen, Projekte oder Prozesse. So rückt auch der Begriff «Zeitmanagement» in den Fokus. Gemeint sind die Planung und der Umgang mit der eigenen Arbeitszeit und Freizeit.

In Arbeitswelten mit komplexen Tätigkeiten muss jeder seine Zeit planen und verwalten – man wird zum eigenen Zeitmanager. Wir entscheiden selbst, wann wir welche Arbeitsabläufe ausführen. Dazu kommt in Zeiten von New Work, dass die Übergänge zwischen Arbeit und Freizeit immer mehr verschwimmen.

Zeitmanagement und
New Work

Viele schätzen für produktives Arbeiten die Ruhe des Homeoffice und nutzen im Gegenzug ihr Shared Office für Brainstorming und den Austausch im Team. Unterstützt wird New Work durch wohnungsähnliche Bürokonzepte mit Loungebereich, Wohnküche und gemeinschaftlicher Tischinsel. Die Möglichkeit zum hybriden Arbeiten mit der Option des Homeoffice fordert von den Arbeitnehmenden eine ständige Selbstorganisation ein. Wo mache ich was? Wann mache ich es dort? In den letzten Jahren haben sich viele mit den Themen Zeit- und Selbstmanagement auseinandergesetzt. Output davon sind effektive Methoden, einfache Tipps mit grosser Wirkung und natürlich alle Arten von Apps, die uns dabei unterstützen.

Wie manage ich meine Zeit? Die Methoden.

Methoden und Techniken fürs Zeitmanagement gibt es zahlreiche. Wir stellen Ihnen die in unseren Augen effektivsten vor:

Das Pareto-Prinzip

Der italienische Ökonom Vilfredo Pareto untersuchte 1906 die Verteilung des Grundbesitzes in Italien. Er fand heraus, dass ca. 20 % der Bevölkerung etwa 80 % des Bodens besitzen. Heutzutage wird das Pareto-Prinzip im Projekt- und Zeitmanagement zur Hilfe gezogen und geht davon aus, dass wir mit              20 % unseres Zeitaufwands 80 % des Ergebnisses erzielen. Die restlichen 80 % der Zeit «verschwenden» wir also darauf, die fehlenden 20 % des Ergebnisses zu erreichen. Nun geht es darum, den richtigen Hebel zu finden, der den entsprechenden Mehrwert für die 80 % generiert. Auf der anderen Seite warnt das Pareto-Prinzip vor Perfektionismus. Für viele Arbeiten – heute mehr denn je – genügt die «Beta-Version».

Das Eisenhower-Prinzip

Das sogenannte Eisenhower-Prinzip ist eine Möglichkeit, bevorstehende Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu kategorisieren. Ziel dieser Methode ist es, die wichtigsten Aufgaben zuerst zu erledigen und die unwichtigsten auszusortieren. Der Bezug auf Dwight D. Eisenhower ist vermutlich auf eine Rede zurückzuführen, in der er 1954 einen früheren Hochschulpräsidenten wie folgt zitierte: «I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.»

Gemäss dem Eisenhower-Prinzip lassen sich alle Tätigkeiten in einen der vier Quadranten einteilen. Entsprechend wird damit umgegangen:

  1. Wichtig und dringend – möglichst bald selbst erledigen
  2. Wichtig und nicht dringend – terminieren und selbst erledigen
  3. Nicht wichtig und dringend –Aufgaben delegieren
  4. Nicht wichtig und nicht dringend – am besten sein lassen

Das ALPEN-Prinzip

Das sogenannte Eisenhower-Prinzip ist eine Möglichkeit, bevorstehende Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu kategorisieren. Ziel dieser Methode ist es, die wichtigsten Aufgaben zuerst zu erledigen und die unwichtigsten auszusortieren. Der Bezug auf Dwight D. Eisenhower ist vermutlich auf eine Rede zurückzuführen, in der er 1954 einen früheren Hochschulpräsidenten wie folgt zitierte: «I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.»

Gemäss dem Eisenhower-Prinzip lassen sich alle Tätigkeiten in einen der vier Quadranten einteilen. Entsprechend wird damit umgegangen:

  1. Wichtig und dringend – möglichst bald selbst erledigen
  2. Wichtig und nicht dringend – terminieren und selbst erledigen
  3. Nicht wichtig und dringend –Aufgaben delegieren
  4. Nicht wichtig und nicht dringend – am besten sein lassen

Tipps & Tricks

Weitere Faktoren zum effektiven Selbstmanagement sind nebst dem Zeitmanagement der Umgang mit der eigenen Energie, das Mindset und die Konzentration. Folgende Tipps fördern fokussiertes Arbeiten, eine positive Einstellung und den optimalen Energieeinsatz.

Definieren Sie am Vorabend die 3 wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag.

Küss den Frosch! Fangen Sie jeden Morgen mit der widerstrebendsten, wichtigsten Aufgabe an und schieben Sie sie nicht auf. Das verschafft gleich in der Früh einen Produktivitäts-Boost und steigert das Selbstwertgefühl.

Führen Sie ein Zeittagebuch. Dabei kristallisieren sich persönlichen Zeitfresser raus. Das erlaubt Ihnen, Abläufe zu optimieren und so einen grossen Teil Ihrer Zeit zurückzugewinnen.

Beschränken Sie Ihre E-Mails auf max. 5 Zeilen. Damit räumen Sie rasch Ihren E-Mail-Eingang auf.

Sagen Sie «nein» zu Dingen, die Ihnen Zeit, Fokus oder Energie rauben. Damit sagen Sie gleichzeitig «ja» zu Dingen, die Ihnen wichtig sind.

Treffen Sie Entscheidungen schnell und effektiv. Und prüfen Sie wichtige Entscheidungen mit den Fragen: Was sind die Konsequenzen meiner Entscheidung in 10 Minuten? … in 10 Monaten? … in 10 Jahren?

Parkinsons-Law: Planen Sie weniger Zeit für die wichtigsten Aufgaben ein. Klingt paradox. Aber unsere Arbeit dehnt sich in genau dem Masse aus oder verkürzt sich, wie Zeit für deren Bearbeitung zur Verfügung steht.

Digitale Tools

Sowohl für iPhone als für Android gibt es zahlreiche Apps, die das Selbstmanagement erleichtern und unterstützen sollen. Wir stellen Ihnen eine spannende Auswahl vor.

Evernote
Notizen, Bilder, Listen – Evernote speichert sie und das in leicht auffindbarer Form. Auch handgeschriebene Notizen können einfach fotografiert, gespeichert und weitergeleitet werden.

Rescue Time
Wie viel Zeit verschwenden Sie im Internet? Die App sagt Ihnen genau, wie Sie Ihre Zeit verbringen und wie Sie Ihre Zeit ausgewogen zwischen Produktivität und Entspannung einteilen.

Grammarly
Lesen Sie Ihre E-Mails drei- oder viermal durch, bevor Sie sie senden und es passieren dennoch Fehler? Grammarly nimmt Ihnen diese Arbeit in kürzester Zeit ab und Sie kümmern sich um die Inhalte.

Forest
Stellen Sie sich vor: jedes Mal, wenn Sie Ihr Smartphone benutzen, würde ein Baum sterben! Forest fordert Sie in spielerischer Version auf, Ihr Smartphone nicht zu benutzen, damit ein Baum wachsen kann. Sobald sie es benutzen, stirbt der Baum. Bonus: Virtuelle Münzen können zur Pflanzung echter Bäume verwendet werden.

 

Zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Und jetzt Spoom.

Neue, kreative Ideen im Team? Zeit für einen Tapetenwechsel! Wir sind spezialisiert auf voll möblierte und bezugsbereite Büros oder Projekträume, die Sie auch nur für kurze Zeit mieten können. Sie haben also alles, um mit Ihrem Projekt kreativ durchzustarten – moderne technische Infrastruktur, attraktive Begegnungszonen und natürlich unsere Office-Flatrate. Achtung, fertig, Ihre Entscheidung!

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